Pracujte online z domova, nejlepší nástroje pro setkání
Příprava během několika dnů na vzdálené videokonference, ve dnech Coronavirus, je jednoduchá a často bez nákladů. Zde jsou nejlepší dostupné programy.
S přijetím opatření proti šíření systému Covid-19 se v centru pozornosti online práce z domova , tzv. Inteligentní práce, vrátil . Pokud je na volné noze práce na dálku pomocí nejinovativnějšího softwaru, již několik let je normou, pro některé kategorie pracovníků je to novinka . Zejména pokud jde o vedení videokonferencí, seminářů a všeho, co přesahuje jednoduchou výměnu e-mailů .
Jaké jsou nejpoužívanější nástroje pro vzdálené schůzky?
Cisco Webex
Webex společnosti Cisco je profesionální aplikace, která je k dispozici ve stolní i mobilní verzi a umožňuje provádět schůzky , události a online video školení . Lze jej použít s Wi-Fi i datovým připojením . Nejnovější verze také rozšířily jeho použití ve školách a univerzitách . Webex je oceňován vysokou kvalitou videa a mobilními funkcemi , které vám umožňují pohybovat obrazovkou v reálném čase a ukazovat, kdo mluví. Mezi klady patří možnost výměny dokumentů , souborů a obrázků ve velmi výkonném HD rozlišení . Pro případ nouzeCoronavirus , Cisco rozšířil bezplatné zkušební období do všech zemí, kde lze program použít.
Toto jsou další funkce dostupné také s bezplatnou verzí:
- Žádná lhůta pro schůzky (dříve maximum bylo 40 minut);
- Umožňuje až 100 účastníků (namísto 5);
- To vám umožní připojit se prostřednictvím telefonního předplatného a ne pouze ve VoIP.
Na podrobnosti o nabídce jsou k dispozici na oficiálních internetových stránkách Cisco WebEx. Chcete-li se místo toho přihlásit k odběru zařízení ad hoc pro školy, připojte se na stránku Digitální solidarita v Agid (Agentura pro digitální Itálii - předsednictví Rady ministrů). Zde jsou všechny bezplatné iniciativy seskupeny , aby se společnosti a pracovníci v této delikátní chvíli přiblížili světu inteligentní práce .
Přiblížit cloudové schůzky
Mezi nejlepší nástroje pro online schůzky je univerzální a snadno použitelný . Jde o platformu určenou pro webové konference všeho druhu, a to i v tomto případě z PC i smartphonu . Kromě kvality audio-videa se vyznačuje i některými vlastnostmi . Není například třeba, aby všichni účastníci byli registrováni ke službě. Jen to, že organizátor odešle odkaz a lze k němu přistupovat přímo z prohlížeče . Pokud je dům neuspořádaný , můžete použít funkci Virtuální pozadí a mít za sebou fotografické pozadí . SZOkoordinuje interakce s Zoomem, navíc má řadu nástrojů pro správu publika :
- Můžete aktivovat nebo deaktivovat video a / nebo mikrofony účastníků;
- Zaznamenejte relaci , abyste ji mohli libovolně zkontrolovat a sdílet s kolegy .
GoToMeeting
To vám umožní plánu , založit a řídit se videokonference kdekoli, kdykoli a na jakémkoli zařízení. Po dvoutýdenní bezplatné zkušební době je vybrán nejvhodnější tarif . Platforma s intuitivním rozhraním umožňuje sdílení obrazovky. To znamená, že uživatelé si budou moci během práce vyměňovat obrázky , prezentace a další dokumenty . Můžete se také vzdát kontroly nad počítačemza jakékoli demonstrace fungování softwaru .
Týmy společnosti Microsoft
Redmondský gigant také aktivoval pohotovost pro Coronavirus . Ve skutečnosti rozšířila bezplatnou zkušební dobu nástroje pro živé schůzky na všechny až na šest měsíců . Aktivace chatu s kolegy , zahájení okamžitého videokonference , získání úložiště dokumentů (osobní a pracovní tým) a spolupráce se sadou Office 365 vyžaduje jen několik kliknutí .
Seznamte se s Hangouty Google
Dalším nástrojem pro práci online z domova je jedna ze služeb obsažených v balíčcích G Suite a G Suite for Education , v nichž také najdeme nejznámější aplikace, jako jsou Gmail , Disk Google a Kalendář Google . Hangouts Meet je vhodný pro práci i do školy . Umožňuje snadno spravovat virtuální schůzky, ke kterým se může připojit až 250 lidí současně .
Kromě toho lze uspořádat videokonference tak, aby byly vysílány až do 100 000 diváků . Aby se usnadnilo jeho používání v případě nouze Coronavirus , společnost Google se rozhodla uvolnit software do 1. července 2020 . Avšak podpora je vyhrazena jen pro ty, kteří se již přihlásili k odběru na G Suite nebo G Suite pro vzdělávání předplatným , kteří nebudou muset platit měsíční poplatek za normálních okolností s nimiž se počítá pro službu.
Tipy pro správu online schůzky
Výběr nejvhodnějšího nástroje pro práci online z domova je prvním krokem k tomu, abyste mohli pracovat v míru i vzdáleně . Koordinace časů, lidí a používání dostupných nástrojů je však stejně důležitá . Některé cenné rady pocházejí od Methodos Group SpA , mezinárodní poradenské společnosti specializující se na řízení organizačních změn.
Neřešte příliš mnoho témat
Tyto virtuální interakce jsou často výhodnější než ty, které v přítomnosti, ale i ty nejnáročnější . Proto je vhodnější omezit se na výměny, které jsou skutečně zásadní a nezbytné k dosažení konkrétních výsledků.
Vytvořte facilitační tým
V případě potřeby - to znamená, pokud to vyžadují cíle , materiály, které mají být sdíleny, a počet osob, které mají být zapojeny - vytvořte facilitační tým . Bude zahrnovat koordinátora prací , odpovědného za obsah, který má být vyroben a dodán zaměstnancům a spolupracovníkům, a IT technika, který dohlíží na provoz technologické platformy. Ti, kteří se podílejí na tvorbě obsahu, přizpůsobí prostřednictvím komprese formát materiálů (prezentace, videa, obrázky atd.), Aby snížili potřebu přenosové šířky pásma.
Nenechat nic náhodě
Tipy, jak lépe řídit online setkání v inteligentní práci , zde nekončí. Ve skutečnosti je vhodné se účastníkům předem podělit o upomínku s cíli , tématy a materiály, které budou projednány během webové konference. Den před , otestovat připojení a funkčnost zvoleného programu s alespoň dvěma účastníky. V případě, že kolegové účastní ještě nikdy nepracoval na dálku , požádejte je, aby kontrolovat šířku pásma a připojení také v předstihu . Pokud jde o fyzické pracovní prostředí, pozvěte jemají přepážku bez nepořádku . Ve stanovený den naplánujte deset minut „uvítání“ před oficiálním zahájením schůzky , abyste zkontrolovali kvalitu audio-video připojení všemi .
Respektujte pravidla etikety
Nakonec nesmíme opomenout pravidla etikety : mluvte jeden po druhém a dvě třetiny normální rychlosti . Řekněte slova dobře pomocí jednoduchých, krátkých vět. Oznámit, pokud potřebujete odpojit od schůzky.